Wstęp           

Najważniejszym aspektem prowadzenia firmy jest zapewnienie jej płynności finansowej.  A to sprawia, że oprócz projektowania i instalacji systemów, jako projektant, czy wykonawca musisz stawić czoła wyzwaniom związanym z zarządzaniem należnościami i finansami.

Branża budowlana i budowlano-instalacyjna wiąże się z wysokimi kosztami realizacji projektów, a także z koniecznością długoterminowej realizacji inwestycji.

Niestety najnowsze raporty wskazują na wzrost zatorów płatniczych w budownictwie, dlatego w tym artykule omówimy, jak zarządzać należnościami, z jakich narzędzi korzystać i jak etapować prace, aby zminimalizować ryzyko strat należności.

Pamiętaj, że sprawa sądowa jeśliby do niej doszło, to niemal pewne kilka lat jej trwania i nawet jeśli dokumentacja dowodowa, którą posiadasz byłaby idealna wiąże się zawsze z poważnym ryzykiem utraty płynności finansowej.

Weryfikacja kontrahentów

Weryfikacja kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy jest kluczowym elementem ochrony przed problemami z płatnościami. Obejmuje to zarówno inwestorów, z którymi podpisujesz umowy na instalacje, jak i podwykonawców odpowiedzialnych za część prac. Sprawdzenie wiarygodności finansowej może odbywać się na kilka sposobów:

Raporty kredytowe

Analiza finansowa klienta za pomocą dostępnych raportów pozwala ocenić, czy potencjalny kontrahent będzie w stanie regulować swoje zobowiązania.

Referencje branżowe

Kontakty z poprzednimi partnerami handlowymi lub klientami mogą pomóc w uzyskaniu informacji o rzetelności danego klienta.

Ocena historii współpracy

Jeśli współpracujesz z klientem po raz kolejny, przeanalizuj dotychczasową historię płatności i przebieg wcześniejszych projektów. Jeżeli Twój kontrahent zawsze się spóźnia z zapłatą, rozważ zaostrzenie swoich warunków: pobieranie wyższych zaliczek, etapowanie krótszych odcinków prac, wreszcie w skrajnym przypadku systematycznie powtarzających się opóźnień całkowitą rezygnację ze współpracy z danym klientem.

Zdajemy sobie sprawę, że może to być trudne, szczególnie jeśli jest to Twój główny kontrahent. W takiej sytuacji warto dokładnie przeanalizować historię współpracy. Jeśli masz zyski tylko na papierze, bo w praktyce otrzymujesz płatność za zrealizowany kontakt dopiero, gdy klient zleca Ci następny, to warto zadać sobie pytanie, czy taka współpraca ma sens. Nie chodzi wszak o zyski tylko na papierze, ale o dysponowanie realnymi środkami.

Jeśli świadomie zaostrzysz swoje warunki i sam jesteś rzetelnym przedsiębiorcą, to bądź pewien, że w miejsce tego kontrahenta wskoczy inny – nasze doświadczenia pokazują, że zawsze lepszy!

Jasne i zrozumiałe warunki umowy

Precyzyjne określenie warunków umowy i płatności pozwala uniknąć nieporozumień w przyszłości.

Umowa powinna zawierać:

Terminy zaliczek i faktur częściowych

Staranne przemyślenie terminów oczekiwanych zaliczek, oraz określenie kiedy i za jaki zakres będą wystawiane faktury częściowe, ustalenie ich wysokości i terminów jest kluczowe dla płynności finansowej.

Terminy płatności

Ustalenie konkretnych dat płatności, najlepiej w oparciu o harmonogram etapów realizacji projektu.

Kary za opóźnienia

Zapisanie kar za opóźnienia w płatnościach może skłonić kontrahentów do terminowego regulowania należności. Kary za opóźnienia wykonania prac są codziennością w budownictwie. Z kolei zapisy w umowach o karach za opóźnienie w płatnościach występują bardzo rzadko, zakłada się bowiem, że można naliczyć odsetki za zwłokę. Jednak zwykłe odsetki nie pokryją Twoich kosztów, gdy w wyniku opóźnienia Twojego zleceniodawcy będziesz musiał posiłkować się kredytem.

Etapowanie prac i płatności częściowe w branży instalacyjno-budowlanej

W branży instalacyjnej kluczową rolę odgrywa etapowanie prac. Projekty instalacyjne, takie jak montaż systemów wentylacyjnych, mogą trwać tygodnie lub miesiące, w skrajnych przypadkach bardzo dużych inwestycji nawet lata i  konieczne jest podzielenie całości prac na etapy, które będą rozliczane indywidualnie. Etapowanie prac i możliwość wystawiania faktur częściowych pozwala na zmniejszenie ryzyka finansowego.

Zawsze wychodź z założenia, że to inwestor powinien finansować inwestycję a nie Twoja firma, czy inni wykonawcy, podwykonawcy, czy dostawcy materiałów i urządzeń.

Ideałem byłoby takie etapowanie prac, aby całkowicie uniknąć finansowania inwestycji przez kogo innego niż inwestor, co oznacza, że inwestor daje środki a wykonawcy za te środki realizując kolejne etapy inwestycji.

Jak efektywnie etapować prace i płatności?

Ustalenie harmonogramu prac – harmonogram powinien zawierać szczegółowe opisy poszczególnych etapów prac instalacyjnych, takich jak montaż kanałów wentylacyjnych, dostawa urządzeń, instalacja urządzeń, podłączenie mediów do urządzeń, czy uruchomienie systemu.

Zaliczki na materiały i rozpoczęcie prac – na początku realizacji projektu jako wykonawca masz prawo wymagać zaliczki, aby pokryć koszty zakupu materiałów. Warto określić procentowe wysokości zaliczek, np. 20-30% całkowitej wartości umowy przed rozpoczęciem prac, aby po podpisaniu umowy ruszyć pełną parą z realizacją zlecenia będziesz musiał ponieść koszty.

Rozliczenia etapowe – po zakończeniu każdego etapu prac należy bezwzględnie sporządzić protokół odbioru częściowego, który będzie podstawą do wystawienia faktury. Przykładowe etapy w instalacji wentylacyjnej mogą obejmować:

– Montaż kanałów wentylacyjnych i rozprowadzenie instalacji,

– Dostawę urządzeń wentylacyjnych

– Instalację urządzeń wentylacyjnych,

– podłączenie mediów: nagrzewnic, chłodnic, układów nawilżania

– Podłączenie systemów automatyki

–  uruchomienie instalacji.

Płatności za etapy – każda faktura powinna być ściśle powiązana z zakończeniem konkretnego etapu prac. Dzięki temu nie będziesz musiał czekać na zakończenie całego projektu, aby otrzymać płatność. Rozliczenie etapowe zmniejsza ryzyko, że w przypadku opóźnień lub problemów z inwestorem, wykonawca nie otrzyma zapłaty za już wykonaną pracę, a dobrze skonstruowana umowa pozwoli Ci wstrzymać prace i ograniczyć ryzyko poniesienia kosztów za które nie otrzymasz zapłaty w sytuacji nierzetelnego kontrahenta.

Płatność końcowa – ostatnia transza płatności, obejmująca np. 10% wartości umowy, może być związana z finalnym odbiorem prac. To zabezpiecza interesy inwestora, zapewniając, że prace zostaną wykonane zgodnie z założeniami, a jednocześnie daje pewność wykonawcy, że po zakończeniu inwestycji otrzyma pełną zapłatę.

Monitorowanie należności

W branży instalacyjnej, gdzie realizacja projektów jest rozciągnięta w czasie, niezbędne jest stałe monitorowanie stanu należności, szczególnie jeśli prowadzisz kilka inwestycji jednocześnie. Wdrożenie automatyzacji systemu księgowego pozwoli na:

Śledzenie terminów płatności – system automatycznie przypomina o zbliżających się terminach, co pozwala na proaktywne działanie.

Generowanie raportów o należnościach – regularne raporty umożliwiają kontrolę, które faktury zostały opłacone, a które wymagają interwencji.

Automatyczne przypomnienia o płatnościach – system wysyła przypomnienia do kontrahentów o zbliżających się terminach płatności, co pozwala uniknąć opóźnień.

Zabezpieczenia płatności w branży budowlano-instalacyjnej

Zapewne często spotykasz się z wyzwaniami związanymi z długimi terminami płatności oraz ryzykiem, że Twoi zleceniodawcy: inwestorzy, czy wykonawcy mogą nie być w stanie regulować swoich zobowiązań. Dlatego warto rozważyć kilka środków zabezpieczających płatności:

Zaliczki

Jak wspomnieliśmy wcześniej, zaliczki pozwalają na zmniejszenie ryzyka finansowego na wczesnym etapie realizacji projektu.

Ubezpieczenie należności

Jest wiele firm oferujących ubezpieczenia należności, tzw. kredyt kupiecki oraz windykację. Można to zrobić zarówno jednorazowo na dany kontrakt, bądź podąć systematyczną współpracę z ubezpieczycielem, wówczas ubezpieczenie obejmie wszystkie kontrakty. W przypadku popadnięcia Twojego kontrahenta w problemy kluczowa jest szybka reakcja i zgłoszenie tego faktu ubezpieczycielowi, który może natychmiast podjąć w Twoim imieniu działania zmierzające do zabezpieczenia Cię przed stratą.

Gwarancje bankowe

W przypadku dużych projektów budowlanych można wymagać gwarancji bankowej jako zabezpieczenia płatności. Chociaż uzyskanie takiej gwarancji nie jest sprawą prostą, gdyż zazwyczaj łączy się z zablokowaniem środków odpowiadających kwocie gwarancji na koncie Twojego kontrahenta, więc na pewno spotka się to z oporem po jego stronie, to pamiętaj, że jedynie gwarancja bankowa daje Ci możliwość szybkiego otrzymania środków, pozostałe opcje są czasochłonne i nie dają gwarancji szybkie otrzymania płatności.

Akredytywa

Akredytywa dokumentowa jest stosowana głównie w transakcjach międzynarodowych, ale może być również używana w dużych projektach krajowych jako dodatkowe zabezpieczenie płatności.

Oficjalne zgłoszenie podwykonawcy

Jeśli jesteś podwykonawcą zadbaj o to, by być nim oficjalnie.

Art. 6471 . § 1  Kodeksu Cywilnego określa, że:

„Inwestor odpowiada solidarnie z wykonawcą (generalnym wykonawcą) za zapłatę wynagrodzenia należnego podwykonawcy z tytułu wykonanych przez niego robót budowlanych, których szczegółowy przedmiot został zgłoszony inwestorowi przez wykonawcę lub podwykonawcę przed przystąpieniem  do wykonywania tych robót, chyba że w ciągu trzydziestu dni od dnia doręczenia inwestorowi zgłoszenia inwestor złożył podwykonawcy i wykonawcy sprzeciw wobec wykonywania tych robót przez podwykonawcę.”

Spotkaliśmy się z sytuacją, gdy podwykonawca nie był oficjalnie zgłoszony, nie otrzymał zapłaty, a gdy doszło do sprawy sądowej generalny wykonawca zeznał, że nie zatrudniał podwykonawców. To skrajna sytuacja, ale w takim przypadku nie masz szans na uzyskanie zapłaty od nieuczciwego kontrahenta.

Pamiętaj, że zgłoszenia możesz dokonać również sam, ważne jest, aby zachować formę pisemną i aby odbył się do co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem robót.

Zastrzeżenie prawa własności

Art. 589 Kodeksu Cywilnego określa, że:

„Jeżeli sprzedawca zastrzegł sobie własność sprzedanej rzeczy ruchomej aż do uiszczenia ceny, poczytuje się w razie wątpliwości, że przeniesienie własności rzeczy nastąpiło pod warunkiem zawieszającym”

Zatem wstawienie na fakturze odpowiedniej klauzuli, np:

„Towar do chwili zapłaty pozostający własnością sprzedawcy.”

 na fakturze, oznacza, że dopiero ostateczna zapłata faktury przenosi własność na zleceniodawcę. Taki zapis może być dodatkowym warunkiem dyscyplinującym kupującego w kwestii płatności.

Reagowanie na opóźnienia w płatnościach

Opóźnienia w płatnościach to niestety codzienność w branży budowlanej. Kluczowe jest jednak szybkie reagowanie na takie sytuacje:

Kontakt z kontrahentem

Pierwszym krokiem powinien być bezpośredni kontakt z kontrahentem w celu wyjaśnienia sytuacji i ustalenia nowego terminu płatności.

Renegocjacja warunków

Jeśli kontrahent ma tymczasowe trudności finansowe, można rozważyć rozłożenie płatności na raty lub przedłużenie terminów. Ważne jednak, aby towarzyszyły temu jakieś zabezpieczenia, zabezpieczenia.

Windykacja

W ostateczności, gdy wszystkie inne metody zawiodą, konieczne może być przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej lub rozpoczęcie działań prawnych. Windykacja powinna być jednak ostatecznością, gdyż zazwyczaj wpływa negatywnie na przyszłe relacje biznesowe lub całkowicie je kończy. Zawsze warto najpierw próbować rozwiązać problem polubownie.

Współpraca z ekspertami w zakresie zarządzania należnościami

W większych projektach instalacyjnych, szczególnie w przypadku długich terminów realizacji, warto rozważyć współpracę z firmami specjalizującymi się w zarządzaniu należnościami, ubezpieczeniu transakcji czy systemem finansowania faktur np. przez tzw factoring. Tego typu usługi mogą pomóc w ocenie ryzyka związanego z nowymi kontrahentami, monitorowaniu należności oraz wsparciu w odzyskiwaniu długów.

Korzystanie z takich usług, choć generuje zawsze dodatkowe koszty, da Ci również dodatkowe bezpieczeństwo i pewność, że niezależnie od trudności finansowych, które mogą pojawić się po stronie inwestora, firma będzie chroniona przed dużymi stratami.

Podsumowanie

W branży budowlano-instalacyjnej, gdzie realizacja projektów jest często długoterminowa, a transakcje opiewają na wysokie kwoty, zarządzanie należnościami ma kluczowe znaczenie dla utrzymania stabilności finansowej firmy. Etapowanie prac, wystawianie faktur częściowych, precyzyjne warunki umowy oraz bieżące monitorowanie płatności to działania, które mogą znacząco ograniczyć ryzyko strat.

Współpraca z zaufanymi kontrahentami, odpowiednie zabezpieczenia płatności oraz szybka reakcja na opóźnienia to fundamenty skutecznego zarządzania należnościami. Przez wdrożenie odpowiednich procedur, wykonawcy i projektanci instalacji sanitarnych mogą chronić swoją firmę przed ryzykiem finansowym, jednocześnie zapewniając ciągłość realizowanych projektów.